Wie Sie ein PMO in sechs Wochen etablieren.

Folgende 3  Schritte haben sich bei der Einführung eines PMOs bewährt.

Die Einführung eines PMO’s sollte als eigenes Projekt geplant und controlled werden.

Schritt  1: Festlegung der PMO Struktur

  • Verständnis über die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung des PMO sind gemeinsam abgestimmt
  • Ziel und Nutzen des PMOs sind genau definiert und kommuniziert (ggfs. Business Case, Implementierung KPI)
  • Einzelnen Funktionen des PMOs sind festgelegt
  • Notwendigen Schnittstellen zu anderen Abteilungen sind identifiziert
  • Schnittstellen zum Einzelprojektmanagement (Reporting, Eskalation, Support) sind festgelegt
  • Zusammenspiel PMO Leiter und der Projektsteuerungsgremien (Projektsponsoren)  ist festgelegt

Schritt 2: Grobkonzeption der PMO Prozesse und Organisation

  • Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der einzelnen Rollen im PMO sind definiert
  • Jobbeschreibungen sind erstellt und freigegeben (Basis für die Auswahl der PMO Mitarbeiter)
  • PMO internen Prozesse sind grob beschrieben
  • Notwendigen Schnittstellen zu anderen Abteilungen sind grob beschrieben
  • Schnittstelle zum Einzelprojektmanagement (Reporting, Eskalation, Support) sind grob beschrieben

Schritt 3: Detail Konzeption der Prozesse und Umsetzung der PMO Organisation

  • PMO internen Prozesse sind detailliert beschrieben und freigegeben
  • Notwendigen Schnittstellen zu anderen Abteilungen sind detailliert beschrieben und freigegeben
  • Schnittstellen zum Einzelprojektmanagement (Reporting, Eskalation, Support) sind detailliert beschrieben und freigegeben
  • Trainingsmaßnahmen aufgrund der Job Profile und der Kandidaten sind personenspezifische identifiziert
  • Zusammenspiels der neuen PMO-Rollen zu den bereits existierenden Organisationseinheiten ist festgelegt
  • Berichts- und Eskalationswege innerhalb des PMOs, der Projekte und im Projektportfolio sind festgelegt
  • PMO-Entscheidungsgremien sind festgelegt

Parallel zu Phasen 2 bis 3:  Sukzessive Implementierung der einzelnen PMO Funktionen

  • PMO ist implementiert und von allen Bereichen anerkannt
  • Die Mitarbeiter für das PMO sind festgelegt und haben ihre Arbeit aufgenommen
  • Das PMO ist fest in der Organisation des Unternehmens verankert
  • Der Implementierungsstand ist transparent
  • Die Maßnahmen für die Etablierungsphase sind beschrieben

Nach der erfolgreichen Implementierung hat sich eine Etablierungsphase bewährt, indem der Feinschliff des PMOs aufgrund der operativen Erfahrungen geschieht.

Begriffsdefinitionen:

Das Projektmanagement Office (PMO)  ist eine permanente Organisationseinheit im Unternehmen und verantwortet in der Regel die Projektportfolioplanung und das -controlling. Es ist das PM Kompetenzcenter und das PM Servicecenter für die Projekte eines Unternehmens.

Das Projektoffice (PO) ist eine temporäre Organisationseinheit, die den Projektleiter und ggf. dem Projektteam bei der Planung und dem Controlling eines konkreten Projektes unterstützt.

 


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