Nie wieder lange Beratungsprojekte, bevor der erste operative Nutzen wirksam wird.

Unser integrierter und konsistenter Ansatz ist dem herkömmlichen Vorgehen für das Aufsetzen eines Projektes überlegen.

Wir haben beobachtet, dass selbst Organisationen, die im Besitz eines an sich ausgereiften PM-Systems sind, dieses nicht konsequent anwenden.

Die häufigsten Ursachen hierfür sind die Komplexität dieser Systeme und das organisations-weit unterschiedlich gut ausgeprägte Wissen um deren Nutzung.

SUPS schafft Abhilfe, da es aus einem Guss, standardbasiert und gleichzeitig einfach zu handhaben ist.

 

 

SUPS heißt „Eine Sprache sprechen“

In einer konventionellen Projekt-Startphase arbeiten verschiedene Ressourcen mehr oder weniger parallel zueinander. Es werden Trainer, Berater und externe Projektleiter engagiert, verschiedene Fachabteilungen sind beteiligt.
Selbst in einer Situation, in der ein gemeinsames Projektvorgehen (Framework, Terminologie) vorausgesetzt wird, ist spätestens bei den verwendeten Tools die Gemeinsamkeit vorüber. Beispielsweise bringt jeder gut sortierte Projektteilnehmer seine eigene Vorgehensweise zur Aufgabenverwaltung und einhergehende Bezeichnungen mit (z.B. „dringend“ vs. „wichtig“,  Priorisierung nach „H-M-L“ vs. 1-10 vs. 10-1).

Dieses, überspitzt gesprochen, „babylonische Sprachen-Wirrwarr“ ist nicht nur der Grundstein für Unklarheiten und und Missverständnisse, es ist in letzter Konsequenz auch zeitaufwendig und teuer.

Das herkömmliche Vorgehen ist zeitaufwendig. Training und Beratung sind in der Regel verschiedener Herkunft. Die PM-Kenntnisse der Teammitglieder sind individuell ausgeprägt und basieren auf unterschiedlichen Standards. Die Folge: Inkonsistente „PM-Sprache“ im Team.

SUPS hingegen ist einfach (zu nutzen) und basiert auf weltweiten PM-Standards – alles ist aus einem Guss. Es ist eine PM-Standardlösung und schafft somit schnell eine gemeinsame, projektweite „PM-Sprache“ – SUPS sollte allerdings auch nur minimal an die Besonderheiten im Projekt bzw. Unternehmen angepasst werden, um hoch effektiv zu bleiben.

SUPS belastet die Organisation weniger als das herkömmliche Vorgehen

SUPS garantiert einen schnellen und effektiven Start des Projektes bei minimaler Belastung der internen Ressourcen.

Wird ein neues Projekt aufgesetzt, so finden in der Regel erst einmal viele Meetings statt, bis die Planungsdokumente stehen und jeder im Team weiß, welche Rolle er inne hat bzw. welchen zeitlichen Aufwand das Projekt von ihm abverlangt. Viele projektbezogene Dokumente in noch mehr Revisionen sind zu lesen, wobei deren Relevanz für einen selbst nicht immer sofort klar ist.

Die Projekt-Initiierung findet also sehr kleinteilig statt und wird aus unser eigenen Erfahrung oft als störende Unterbrechung wahrgenommen. Wertvolle Zeit wird verschwendet, da für jedes dieser vorbereitenden Meetings gemeinsam verfügbare Termine gefunden werden müssen.

SUPS ist hier gänzlich anders:
Wir komprimieren die Projekt-Startphase in ein monolithisches SUPS BootCamp.

Während des BootCamps wird die gesamte Projekt-Initiierungsphase durchlaufen. Alle notwendigen Dokumente werden erzeugt, Tools bereitgestellt und den Projektanforderungen entsprechend parametrisiert.

Auf den ersten Blick scheint ein mehrtägiges BootCamp ziemlich ressourcenintensiv.

Unserer Erfahrung nach sind die tatsächlich auflaufenden Aufwände für die Durchführung eines monolithischen BootCamps deutlich kleiner als diejenigen einer zerfaserten Projekt-Startphase (siehe oben).

Unsere Erfahrung zeigt ferner: Je erfahrener die Organisation im Abhalten der BootCamps ist, desto weniger Zeit nehmen sie bei gleich guten Ergebnissen in Anspruch.

So läuft SUPS ab …

Grundsätzlich beginnt ein SUPS-Engagement mit einem Vorgespräch in dem vor allem das BootCamp gemäß der Anforderungen von Sponsor bzw. PM parametriert wird.

Im Anschluss bereiten wir das BootCamp basierend auf dem Vorgespräch vor. Ein Termin wird festgelegt und notwendige vorbereitende Tätigkeiten ausgeführt. Hierzu gehört auch die Verfeinerung des Projektauftrags (Project Charter), um sicherzustellen, dass ein definierter Startpunkt für das BootCamp geschaffen wurde.

Das SUPS BootCamp dauert normalerweise sechs Tage. In einigen Fällen kann diese Zeit sogar verkürzt werden. Das BootCamp endet mit einer „Verteidigung“ des Projektes vor dem Projekt-Sponsor.

Im Anschluss werden die Ergebnisse und die Feedbacks aufbereitet und es werden weitere Schritte mit Sponsor und PM besprochen, die aus unserer Sicht wichtig sind.

Ein Coaching über die Laufzeit des Projektes bieten wir bei Bedarf als optionale Leistung an.

Der typische Ablauf eines SUPS-Auftrags lässt sich konkreten Bedingungen u.a. in Lokalität und Dauer anpassen.
SUPS kann auf weitere Projekte im Unternehmen übertragen werden

SUPS kann als Blaupause für weitere Projekte und als unternehmensweiter PM-Standard verwendet werden. Hierzu bilden wir für unsere Kunden interne SUPS Master aus, die dann unternehmensweit BootCamps organisieren und durchführen. Wir beraten die internen SUPS Master und statten sie mit allen Updates des Verfahrens aus. Es handelt sich also um eine Art Train-the-Trainer.

SUPS vereinfacht nicht nur die Projekt-Initiierung, sondern auch das Projekt-Controlling. Es empfiehlt sich also auch als Standardvorgehensweise im Projekt-Programm- und Projekt-Portfolio-Management.

Auch im oft (viel zu) komplex implementierten Portfolio-Management spielt SUPS seine Vorteile aus: Keep it Short and Simple.

SUPS kann sowohl als Basis für Programm- und Portfoliomanagement dienen, als auch direkt auf weitere Projekte übertragen werden.