Kennen Sie die wesentlichen Zeitfresser in ihren Projekten?

Stand 8. Juni 2018 (über 60 Teilnehmer)

Die Rangfolge und Verteilung hat sich stabilisiert. Die größten Zeitfresser in Projekten sind (laut Umfrage)  weiterhin die unscharfen  Projektziele und Vorgehen,  gefolgt von  der schlechten  Kommunikation in Projekten und einer unklaren Projektorganisation (Rollenkonzept). In den letzten Wochen haben die weicheren PM Themen die  methodischen Themen (Risikomanagement, Change Request, Projektplanung) überholt. Dies zeigt, dass gerade auf diese Themen am Anfang des Projektes großen Wert gelegt werden muss. Hier bietet das SUPS BootCamp ausreichend Zeit, um das Projektteam als wirklichen Team zu etablieren.

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Nie wieder ineffektive Kommunikation in Projekten.

Wir verstehen unter einer effektiven Kommunikation, dass der Sachverhalt (Anliegen) mit einem minimalen Aufwand vom Sender zum Empfänger gelangt und von diesem auch verstanden wird. Daraus ergibt sich folgende einfache Formel:

Dies zeigt auf, dass um so mehr Empfänger diese Nachricht /Informationen bekommen, um so besser sollte die Nachricht vorbereitet sein. „Nie wieder ineffektive Kommunikation in Projekten.“ weiterlesen

Wie Sie sicherstellen, dass Jeder im Projekt weiss, was von ihm erwartet wird.

Jeder kennt die Situation: in einem Unternehmen wird ein Projekt gestartet. Projektleiter wird der, der am meisten über das Thema Bescheid weiß bzw. gerade auf dem Flur vorbei kommt, wenn der Projektauftraggeber sich Gedanken über den Projektleiter macht.  Das Projektteam wird seitens des Management benannt, ohne ausreichend auf PM Kompetenz und Verfügbarkeit zu achten. Die Projektorganisation existiert somit auf dem Papier, wird aber bei weitem noch nicht gelebt.

So beginnen Projekte, die meistens nicht gut enden.

Dabei sind neben der Zusammensetzung des Projektteams (fachliche und soziale Kompetenzen, Verfügbarkeiten und Interesse an dem Projekt) die klare Projektorganisation mit definierten und akzeptierten Projektrollen (Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen hier Macht) ein wichtiger Erfolgsfaktor.

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Wie Sie vermeiden Zeit und Geld in Meetings zu verschwenden.

„Don’t waste my  time and money“

Jeder kennt die Situation: Man ist zu einer Besprechung eingeladen. Aus der Outlook-Einladung sind Thema und Teilnehmer erkennbar. Alles andere ist jedoch mehr oder weniger unklar.  Weder das Ziel der Besprechung, noch eine vernünftige Agenda (Zeitrahmen) sind bekannt. Die Rollen der einzelnen Teilnehmer sind auch nicht definiert. Wer ist Entscheider, wer Präsentierender und wer kommt einfach nur als „stiller“ Teilnehmer?

Als logische Folge dieser fehlenden Informationen sind die meisten Teilnehmer dann dementsprechend unvorbereitet im Meeting und haben die  Erwartung, dass der Einladende schon sagen wird, was er will.

Solche Besprechungen überschreiten dann meist den Zeitrahmen und sind wenig effektiv, da keine Entscheidungen getroffen und Aufgaben vergeben werden. „Wie Sie vermeiden Zeit und Geld in Meetings zu verschwenden.“ weiterlesen

Nie wieder unscharfe Projektziele.

Die unzureichende Definition der Projektziele vor dem Start des Projektes ist der Klassiker schlechthin im Projektmanagement.

Oft genug werden Ziele nicht nach “SMART”-Kriterien vorgegeben. “SMART” steht für Specific, Measurable, Achievable, Time-bound. Obwohl jedem intuitiv klar ist, dass Ziele wohldefiniert sein sollten, stellt sich die Frage, warum dies in der Praxis nicht durchgängig umgesetzt wird.

Statt den Projektauftrag konsequent “SMART” zu  entwerfen, werden vielmehr unrealistische oder unspezifische Ziele definiert. Sie sind weder erreichbar, noch ist der Weg zur Erreichung der Ziele auf irgendeine Art messbar.

Doch schlecht beschriebene beziehungsweise schlecht gesetzte Ziele können das Projektteam bereits vor dem Projektstart demotivieren. „Nie wieder unscharfe Projektziele.“ weiterlesen

Nie wieder Projektkrisen aufgrund falscher Ressourcenplanung

Stelle Sie sich folgendes Szenario vor: Ihre Strategie-Chefin sagt: “Das Projekt ist sehr wichtig für uns hier im Stab. Und deshalb stellen wir für euer Projekt Herrn Sommer full-time zur Verfügung.”

So weit, so gut.

In Wirklichkeit meint sie vielleicht: “Ich möchte mit im Projekt-Boot sein, jederzeit wissen, wie sich das Projekt entwickelt und meine Interessen mit einbringen.” Außerdem verdeutlicht die Strategiechefin mit dieser Aussage, dass sie dem Projekt eine hohe Bedeutung beimisst bzw. beimessen möchte.

Ein Gespräch mit Herrn Sommer fördert zutage, dass er neben seiner Linientätigkeit bereits in drei anderen Projekten mitwirkt. Hier wird schnell klar, dass ein “full-time verfügbarer Herr Sommer” doch eher eine Interessen- bzw. Bedürfnis-Bekundung der Strategiechefin, denn eine planbare Ressource ist. „Nie wieder Projektkrisen aufgrund falscher Ressourcenplanung“ weiterlesen

Nie wieder Chancen und Risiken in Projekten übersehen.

Wer kennt es nicht: Total unvorhersehbare Ereignisse schmeissen die komplette Planung eines Projektes über den Haufen oder gefährden sogar das komplette Projekt. “Wie kann es sein, dass Herr Huber in der entscheidenden Phase des Projektes nicht für das Projekt  zur Verfügung steht? Was tun, wenn die Firma Dummy-Software sich als unfähig erweist die versprochenen Leistungen zum vereinbarten Termin und in der vereinbarten Qualität zu liefern?” – Aussagen dieser Art kennen Sie vielleicht.

Unserer Überzeugung nach sind, bis auf ca. 5% der sogenannten “Unknown-Unknowns”, alle Risiken eines Projektes im Vorfeld identifizierbar.

In einem großen Unternehmen für das wir beide tätig waren, heisst es “Projektmanagement ist Risikomanagement”. Dieser Aussage können wir nur bestätigen. Der Unterschied zwischen normaler Linientätigkeit und Projektarbeit ist, dass naturgemäß viel mehr Risiken in Projekten stecken.

Projekte sind per Definition etwas einmaliges, sie schaffen Neues und laufen ausserhalb der normalen Linienorganisation.

Trotz seiner hohen Bedeutung für ein Projekt ist das Risikomanagement darin die meistgehasste Aufgabe. Warum ist das so? „Nie wieder Chancen und Risiken in Projekten übersehen.“ weiterlesen