Wie Sie sicherstellen, dass Jeder im Projekt weiss, was von ihm erwartet wird.

Jeder kennt die Situation: in einem Unternehmen wird ein Projekt gestartet. Projektleiter wird der, der am meisten über das Thema Bescheid weiß bzw. gerade auf dem Flur vorbei kommt, wenn der Projektauftraggeber sich Gedanken über den Projektleiter macht.  Das Projektteam wird seitens des Management benannt, ohne ausreichend auf PM Kompetenz und Verfügbarkeit zu achten. Die Projektorganisation existiert somit auf dem Papier, wird aber bei weitem noch nicht gelebt.

So beginnen Projekte, die meistens nicht gut enden.

Dabei sind neben der Zusammensetzung des Projektteams (fachliche und soziale Kompetenzen, Verfügbarkeiten und Interesse an dem Projekt) die klare Projektorganisation mit definierten und akzeptierten Projektrollen (Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen hier Macht) ein wichtiger Erfolgsfaktor.

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The 7 Habits of highly effective People (Stephen R. Covey) -> Anwendung im Projektmanagement

Einleitung

In diesem Artikel werden die Hauptaussagen und Gedanken von Stephen R. Covey zusammengefasst und anschließend der Bezug zum Projektmanagement dargestellt.

Steven R. Covey beschreibt in „7 Habits of  highly effective People“ sieben Gewohnheiten, die die Effektivität von Menschen im privaten wie im geschäftlichen Leben entscheidend beeinflussen.

Coveys Ziel ist nicht das kurzfristige Aufputschen oder Notpflastern. Er zielt auf Arbeit an langfristigen Einstellungen und nicht auf kurzfristige und damit kurzsichtige Erfolgstechniken.

Ein „Habit“ ist eine Gewohnheit. Diese Gewohnheiten basieren auf einem Verhaltensmuster,  welches  sich aus dem Wissen, der Haltung (Einstellung) und den Fähigkeiten des Einzelnen zusammensetzt.

Viele Menschen glauben, dass sie ihre Gewohnheiten nicht ändern können: „Mein Vater war so und so bin ich… Dies ist eine Ausrede, die Stephen R. Covey nicht zulässt.

„You are not your habits; thus you can make or break your habits. You do not need to be a victim of conditions or conditioning.

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Wie Sie vermeiden Zeit und Geld in Meetings zu verschwenden.

„Don’t waste my  time and money“

Jeder kennt die Situation: Man ist zu einer Besprechung eingeladen. Aus der Outlook-Einladung sind Thema und Teilnehmer erkennbar. Alles andere ist jedoch mehr oder weniger unklar.  Weder das Ziel der Besprechung, noch eine vernünftige Agenda (Zeitrahmen) sind bekannt. Die Rollen der einzelnen Teilnehmer sind auch nicht definiert. Wer ist Entscheider, wer Präsentierender und wer kommt einfach nur als „stiller“ Teilnehmer?

Als logische Folge dieser fehlenden Informationen sind die meisten Teilnehmer dann dementsprechend unvorbereitet im Meeting und haben die  Erwartung, dass der Einladende schon sagen wird, was er will.

Solche Besprechungen überschreiten dann meist den Zeitrahmen und sind wenig effektiv, da keine Entscheidungen getroffen und Aufgaben vergeben werden. „Wie Sie vermeiden Zeit und Geld in Meetings zu verschwenden.“ weiterlesen

Nie wieder unscharfe Projektziele.

Die unzureichende Definition der Projektziele vor dem Start des Projektes ist der Klassiker schlechthin im Projektmanagement.

Oft genug werden Ziele nicht nach “SMART”-Kriterien vorgegeben. “SMART” steht für Specific, Measurable, Achievable, Time-bound. Obwohl jedem intuitiv klar ist, dass Ziele wohldefiniert sein sollten, stellt sich die Frage, warum dies in der Praxis nicht durchgängig umgesetzt wird.

Statt den Projektauftrag konsequent “SMART” zu  entwerfen, werden vielmehr unrealistische oder unspezifische Ziele definiert. Sie sind weder erreichbar, noch ist der Weg zur Erreichung der Ziele auf irgendeine Art messbar.

Doch schlecht beschriebene beziehungsweise schlecht gesetzte Ziele können das Projektteam bereits vor dem Projektstart demotivieren. „Nie wieder unscharfe Projektziele.“ weiterlesen

Nie wieder Projektkrisen aufgrund falscher Ressourcenplanung

Stelle Sie sich folgendes Szenario vor: Ihre Strategie-Chefin sagt: “Das Projekt ist sehr wichtig für uns hier im Stab. Und deshalb stellen wir für euer Projekt Herrn Sommer full-time zur Verfügung.”

So weit, so gut.

In Wirklichkeit meint sie vielleicht: “Ich möchte mit im Projekt-Boot sein, jederzeit wissen, wie sich das Projekt entwickelt und meine Interessen mit einbringen.” Außerdem verdeutlicht die Strategiechefin mit dieser Aussage, dass sie dem Projekt eine hohe Bedeutung beimisst bzw. beimessen möchte.

Ein Gespräch mit Herrn Sommer fördert zutage, dass er neben seiner Linientätigkeit bereits in drei anderen Projekten mitwirkt. Hier wird schnell klar, dass ein “full-time verfügbarer Herr Sommer” doch eher eine Interessen- bzw. Bedürfnis-Bekundung der Strategiechefin, denn eine planbare Ressource ist. „Nie wieder Projektkrisen aufgrund falscher Ressourcenplanung“ weiterlesen