Nie wieder Chancen und Risiken in Projekten übersehen.

Wer kennt es nicht: Total unvorhersehbare Ereignisse schmeissen die komplette Planung eines Projektes über den Haufen oder gefährden sogar das komplette Projekt. “Wie kann es sein, dass Herr Huber in der entscheidenden Phase des Projektes nicht für das Projekt  zur Verfügung steht? Was tun, wenn die Firma Dummy-Software sich als unfähig erweist die versprochenen Leistungen zum vereinbarten Termin und in der vereinbarten Qualität zu liefern?” – Aussagen dieser Art kennen Sie vielleicht.

Unserer Überzeugung nach sind, bis auf ca. 5% der sogenannten “Unknown-Unknowns”, alle Risiken eines Projektes im Vorfeld identifizierbar.

In einem großen Unternehmen für das wir beide tätig waren, heisst es “Projektmanagement ist Risikomanagement”. Dieser Aussage können wir nur bestätigen. Der Unterschied zwischen normaler Linientätigkeit und Projektarbeit ist, dass naturgemäß viel mehr Risiken in Projekten stecken.

Projekte sind per Definition etwas einmaliges, sie schaffen Neues und laufen ausserhalb der normalen Linienorganisation.

Trotz seiner hohen Bedeutung für ein Projekt ist das Risikomanagement darin die meistgehasste Aufgabe. Warum ist das so?

Unserer Erfahrung nach tun sich viele Mitarbeiter im Umgang mit Unsicherheiten und Annahmen schwer.  Unser Standardvorgehen zur Identifikation von Projektrisiken und zur Schaffung eines bewussten Umgangs mit ihnen ist deshalb einfach: Das Team erarbeitet in einem Brainstorming, was im Projekt entlang der definierten Meilensteine so alles schief gehen kann. Dieses Brainstorming wird durch eine  Checkliste (“Brainteaser”) möglicher Risiken und Risikoklassen unterstützt.

Im nächsten Schritt werden die Wahrscheinlichkeiten und die Auswirkungen auf Zeit, Kosten und Scope bewertet.  Spätestens hier legen sich die meisten Teammitglieder sehr ungern auf bestimmte Werte fest.

Diese Bewertung ist aber die Grundvoraussetzung dafür, das Augenmerk auf die wichtigsten Risiken zu lenken und für diese entsprechende reaktive (eventuale), besser noch proaktive (präventive) Maßnahmen zu definieren. Natürlich muss nicht jedes Risiko mit einer proaktiven (präventiven) Maßnahme versehen werden, oftmals sind reaktive Maßnahmen ressourcenschonender. Wir propagieren nicht, Deiche in die Sahara zu bauen, falls es dort doch einmal zu Überschwemmungen kommen sollte. Uns geht es vielmehr darum, einen bewussten Umgang mit Projektrisiken zu kultivieren und diese Risiken realistisch zu bewerten.

Wenn dann noch die Verantwortlichen für das Risikocontrolling beziehungsweise für die Umsetzung der proaktiven Maßnahmen benannt sind und sie in der Projektplanung (Termine, Kosten) und dem Risikobudget berücksichtigt sind, ist die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt entscheidend verbessert.

Letztlich sichert erst das Risikocontrolling während der Laufzeit des Projekt nachhaltig den Erfolg. Hierzu zählen insbesondere folgende Tätigkeiten:

  • Identifikation von neuen Risiken
  • Aktualisierung der noch nicht eingetretenen Risiken
  • Schließen der eingetretenen und nicht mehr relevanten Risiken
  • Überwachen der Risikomaßnahmen
  • (damit verbundene) Aktualisierung des Termin- und Budgetplans

Noch ein abschließender Hinweis: Bitte denken Sie neben den Risiken auch immer an die Chancen, sogenannte “Positive Risiken”. Chancen sind also Unsicherheiten, die ein Projekt besser machen können, wenn sie eintreten. Es gilt, sie zu erkennen und zu nutzen.

 

2 Antworten auf „Nie wieder Chancen und Risiken in Projekten übersehen.“

  1. Mein Onkel hat zum Risikomanagement in seinem Unternehmen einen FMEA Moderator eingestellt. Danke für den Tipp, dass man mit dem Team ein Brainstorming machen sollte, um bestimmte Risiken überhaupt zu definieren. Ich glaube, dass ein bewusster Umgang mit Projektrisiken und eine realistische Bewertung sehr wichtig ist.

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