Wie Sie sicherstellen, dass Jeder im Projekt weiss, was von ihm erwartet wird.

Jeder kennt die Situation: in einem Unternehmen wird ein Projekt gestartet. Projektleiter wird der, der am meisten über das Thema Bescheid weiß bzw. gerade auf dem Flur vorbei kommt, wenn der Projektauftraggeber sich Gedanken über den Projektleiter macht.  Das Projektteam wird seitens des Management benannt, ohne ausreichend auf PM Kompetenz und Verfügbarkeit zu achten. Die Projektorganisation existiert somit auf dem Papier, wird aber bei weitem noch nicht gelebt.

So beginnen Projekte, die meistens nicht gut enden.

Dabei sind neben der Zusammensetzung des Projektteams (fachliche und soziale Kompetenzen, Verfügbarkeiten und Interesse an dem Projekt) die klare Projektorganisation mit definierten und akzeptierten Projektrollen (Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen hier Macht) ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Jeder im Projekt muss seine Rolle „leben“, das heißt er muss selbstständig seine Aufgaben erledigen, Entscheidungen treffen bzw. vorbereiten, wenn seine Kompetenzen nicht ausreichen. Er muss die Verantwortung für die ihm zugeordneten Aufgaben wahrnehmen. Um dies sicherzustellen, sind die Projektrollen am Anfang des Projektes gemeinsam festzulegen.

Wenn es noch keine ausreichende Projekterfahrung (Kultur) im Unternehmen vorhanden ist, müssen zum Projektstart die Rollen klar definiert, diskutiert  und vom ganzen Projektteam akzeptiert werden. Hier hat sich eine „After Work Session“ in einem angenehmen Arbeitsumfeld sehr bewährt. Mit einem Vorschlag seitens Projektleiter und Sponsor wird das Projektteam aufgefordert im Rahmen von Gruppenarbeit die einzelnen Rollen (Sponsor, Projektleiter, Teilprojektleiter, und Teammitglied) kritisch zu begutachten und ggfs. zu ergänzen. Im Rahmen einer anschließenden gemeinsamen Abstimmung werden die AKVs für die einzelnen Rollen verabschiedet.

Hier ist das Commitment des kompletten Projektteams absolut notwendig, sodass im Rahmen der Projektarbeit die Erwartungen an die einzelnen Rollen und damit Personen erfüllt werden. Die Sicherstellung des Rollenkonzeptes über die Projektlaufzeit ist eine wichtige Aufgabe des Projektleiters.

 


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