Wie Sie vermeiden Zeit und Geld in Meetings zu verschwenden.

„Don’t waste my  time and money“

Jeder kennt die Situation: Man ist zu einer Besprechung eingeladen. Aus der Outlook-Einladung sind Thema und Teilnehmer erkennbar. Alles andere ist jedoch mehr oder weniger unklar.  Weder das Ziel der Besprechung, noch eine vernünftige Agenda (Zeitrahmen) sind bekannt. Die Rollen der einzelnen Teilnehmer sind auch nicht definiert. Wer ist Entscheider, wer Präsentierender und wer kommt einfach nur als „stiller“ Teilnehmer?

Als logische Folge dieser fehlenden Informationen sind die meisten Teilnehmer dann dementsprechend unvorbereitet im Meeting und haben die  Erwartung, dass der Einladende schon sagen wird, was er will.

Solche Besprechungen überschreiten dann meist den Zeitrahmen und sind wenig effektiv, da keine Entscheidungen getroffen und Aufgaben vergeben werden.Meist kommen die Teilnehmer zu solchen Meeting unpünktlich und beschäftigen sich während des Meetings mit ihrem Smartphone oder Laptop. Sicher gibt es dann auch kein Protokoll aus dem hervorgeht, was konkret entschieden wurde und was, von wem bis wann zu tun ist. Solchen Meetings kann man ruhigen Gewissens das Prädikat „überflüssig“ verleihen.

Provokativ kann man sagen, dass die Effektivität in Meetings die Effektivität des gesamten Unternehmens widerspiegelt.

  • Wie respektvoll gehe ich mit der Zeit der Anderen um?
  • Wie viel Eigenverantwortung habe ich, um meine Arbeit optimal zu organisieren?
  • Wie viel Einfluss habe ich auf Entscheidungen?
  • Wie hierarchisch ist das Unternehmen (Redezeit in Korrelation zur Hierarchiestufe)

Um die Unternehmenskultur zu verändern bedingt es Zeit und Aufwand, es ist ein Change-Prozess der bewusst vorangetrieben werden muss.  Auf diesen Prozess gehen wir hier nicht näher ein.

Trotzdem kann man mit einfachen Mitteln die Effektivität von Meetings schnell verbessern. Folgende Punkte haben sich in der Praxis bewährt:

Erfolgsfaktoren:   Maßnahmen:
Die richtigen Teilnehmer zu den richtigen Themen im Meeting Rechtzeitige Einladung relevanter Personen mit Ziel und Agenda (inklusive Zeitplan)
Volle Meetingzeit effektiv nutzen Verspätungen nicht tolerieren, offen ansprechen
Gleicher Informationsstand der Teilnehmer Vorbereitende Unterlagen rechtzeitig verschicken
Entscheidungen vordenken Klare Entscheidungsvorlagen vorab verteilen, Entscheider muss sich vorbereiten können
Effektive Kommunikation & Moderation Starker Moderator und Regeln für Meetings festlegen
Konzentration auf das Wesentliche Aufkommende Themen, die man später besprechen möchte, an einem Flipchart sammeln, und mit der Agenda fortfahren
Die Erkenntnisse aus dem Meeting konsequent umsetzen Protokoll gegliedert nach Information; Entscheidungen; Aufgaben (Verantwortlicher; Zieltermin)

Im Vorfeld muss klar kommuniziert sein, um welche Art von Meeting es sich handelt.

Prinzipiell sind zwei Arten von Meetings zu unterscheiden.

  • Meetings, die zum Erarbeiten einer Lösung statt finden oder Inhalte zumindest detailliert diskutiert werden (Workshops auf Arbeitsebene)
  • Meetings, die zur Information und zum Entscheidungstreffen dienen (z.B. Projektteamsitzungen oder Steering Committee / Lenkungsausschuss)

Eine Mischform ist nicht sinnvoll, da der Teilnehmerkreis in der Regel sehr unterschiedlich ist und man sich im Meeting „verliert“

Mehr zu effektiver Kommunikation in Projekten später !

 


Mit der Nutzung der Kommentarfunktion erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir personenbezogene Daten erfassen und verarbeiten. Bitte beachten Sie hierzu unsere Datenschutzerklärung.

Eine Antwort auf „Wie Sie vermeiden Zeit und Geld in Meetings zu verschwenden.“

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.