Nie wieder ineffektive Kommunikation in Projekten.

Wir verstehen unter einer effektiven Kommunikation, dass der Sachverhalt (Anliegen) mit einem minimalen Aufwand vom Sender zum Empfänger gelangt und von diesem auch verstanden wird. Daraus ergibt sich folgende einfache Formel:

Dies zeigt auf, dass um so mehr Empfänger diese Nachricht /Informationen bekommen, um so besser sollte die Nachricht vorbereitet sein.

Unseren Erachtens werden heute viel zu viele Sachen per Mail / SMS etc. kommuniziert. Wenn ich eine Frage, Abstimmung oder ähnliches habe und dies eine Person betrifft, ist ein einfacher Anruf oder ein persönliches Gespräch häufig viel effektiver, als eine endlose Pingpong mail Aktion.

Generell sollte der Kommunikationskanal so gewählt werden, dass er optimal auf die zu übermittelnde Information zugeschnitten ist. Zur Wahl des passenden Mediums können folgende Dimensionen dienen:

  • Dringlichkeit der Nachrichtenübermittlung: Soll sichergestellt sein, dass der Partner zeitnah die Nachricht erhält?
  • Informationsumfang der Nachricht: Wie umfänglich ist die Information (z.B. „Termin verschiebt sich um 1h“ vs. der Entwurf zum Koalitionsvertrag)?
  • Emotionalität des Inhalts: Wie groß ist die (zu erwartende) emotionale Komponente der Mitteilung (insbesondere auch aus Empfängersicht)?
  • Interaktivität: Besteht die Kommunikation aus einer Reihe kleinerer wenig komplexer Nachrichten, die z.B. zur Abstimmung eines Termins ausgetauscht werden müssen?

Verschiedene Medien bzw. Kanäle eignen sich unterschiedlich gut in bestimmten Situation. Im folgenden Diagramm haben wir einmal versucht, verschiedene Kommunikationskanäle in Relation zu einigen der o.g. Dimensionen zu setzen.

Eignung verschiedener Formate im Hinblick auf Dringlichkeit, Umfang und Emotionalität

Wir möchten Sie als Projektleiter an dieser Stelle dazu einladen, bereits während der Projekt-Initiierung einen „Code of Communication“ mit allen relevanten Beteiligten zu vereinbaren.

Unsere Auffassung zu Emotionen in der Kommunikation lässt sich in einen wohlbekannten Satz zusammenfassen: „Hart in der Sache, weich zur Person.“
Spüren Sie selber bei sich, dass der Nachrichten-Thread sich emotional aufschaukelt („Du-Botschaften“ statt „Ich-Botschaften“, Beschuldigungen, Ultimaten usw.), de-eskalieren Sie diesen Prozess am besten sofort durch eine gezielte Intervention. Diese kann in einem Gruppen-Szenario zum Beispiel der Vorschlag sein, die Diskussion zeitnah persönlich fortzusetzen. Oder Sie rufen Ihren Textnachrichten-Partner direkt an und führen die Diskussion per Telefon weiter. Drücken Sie ruhig Ihre Besorgnis aus, dass die Diskussion aus Ihrer Sicht emotional eskaliert ist und Sie dies gern im Sinne des Diskussionsgegenstandes vermeiden möchten. Für E-Mails bedeutet dies sinngemäß: Die Antwort auf eine emotional herausfordernde E-Mail sollte wie ein guter Wein auch ausreichend Zeit zum Atmen haben und keinesfalls sofort beantwortet werden.

Noch ein Wort zu Emoticons: Ihre Verwendung in Textnachrichten und in wenig formalen E-Mails ist unseres Erachtens besser als auf sie zu verzichten. Gleichzeitig gilt auch hier das Sparsamkeitsgebot. Emoticons helfen zum Beispiel dabei, sarkastisch gemeinte Aussagen auch als solche zu kennzeichnen und tragen somit zum Informationsgehalt (korrekten Interpretation) der Aussage bei.

Wenn wir per Mail kommunizieren muss aus der Nachricht  klar ersichtlich sein, wer was damit tun soll.

Bei Mails bietet sich an, bei „An“ nur die Empfänger einzutragen, von denen man eine Reaktion /Aktion erwartet, unter „CC“ werden alle anderen Empfänger eingetragen, für die diese Information relevant ist.

Wir haben unsere Maileingänge so konfiguriert, dass Mails, bei denen ich der einzige „An“ Empfänger bin, anders dargestellt werden als Mails wo in „An“ mehrere Personen eingetragen sind. Mails wo ich als „CC“ eingetragen bin, werden wieder anders dargestellt.  So haben wir direkt eine erste Priorisierung unserer Mail Eingangskörbe.

Allgemein ist der Sender für die Qualität der Nachricht verantwortlich. Er sollte immer den Gesamtaufwand der Kommunikation im Kopf haben und dementsprechend die Nachricht vorbereiten.

Die Herren Rodenburg, Tillman & Associates 1999 haben einen sehr schönen Ansatz, um die Qualität der Nachricht zu verbessern.

 

Um so höher der Sender den Level der  Inhalte der Nachricht hebt, um so wertvoller und effektiver ist dies für den oder die Empfänger.

Beispiel aus der Praxis

Level 1 Data: „Ich habe einen sehr interessanten Artikel gefunden (link oder pdf)“

Level 2 Information: “ Folgende Informationen (gelb markiert) finde ich im folgenden Artikel (pdf) sehr interessant“

Level 3 Knowledge:  „Für die Absatzplanung nächstes Quartal habe ich folgende interessanten Fakten (gelb markiert) im Wirtschaftsmagazin von gestern gefunden“

Level4 Intelligence: Aufgrund der neuen Informationen (Wirtschaftsmagazin gestern, gelb markiert) sollten wir unsere Absatzplanung für das nächste Quartal um 5% senken.

Level 5 Actionable Intelligence: Aufgrund …….. haben wir unsere Absatzplanung entweder um 5% zu senken, oder mehr Marketingaufwand in Deutschland einplanen, um den neuen Wettbewerber aus dem  Markt zu drängen. Ich empfehle aufgrund der folgenden Kosten-Nutzen Analyse Alternative 2.

Bitte entscheiden Sie selbst, welche Informationslevel Sie in Ihrem Unternehmen bzw. Projekt gerne hätten.

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